Praxistest: Projektmanagement mit „Trello“

Hier ein Termin, dort eine Notiz und da ein neues Projekt, das koordiniert werden will. Entrepreneurship bedeutet in vielen Fällen, ein besonders hohes Maß an Organisationstalent unter Beweis stellen zu müssen. Wer dieses Talent nicht in die Wiege gelegt bekommen hat, hat zum Glück die Möglichkeit, es mithilfe von verschiedenen Tools auszugleichen. Eines davon ist das web-basierte Projektmanagement-Programm Trello. Zugegeben, es handelt sich hierbei keinesfalls um eine Neuheit. Doch seit die Anwendung seit Juni 2015 auch auf Deutsch verfügbar ist, erlebt sie einen neuen Hype in der Startup-Szene. Für uns Grund genug, das Tool im Praxistest auf Herz und Nieren zu prüfen.

 

Aller Anfang ist leicht

 

Ehe es losgeht, müssen Sie sich natürlich bei Trello anmelden. Die Anmeldung ist gewohnt einfach und stellt keine Hürde dar. Eine Email-Adresse, ein Passwort – und schon kann es losgehen. Da Trello ein webbasiertes Tool ist, kann es von jedem Gerät und mit jedem Browser aufgerufen werden. Es handelt sich also um eine clevere Cloud-Lösung, die flexibles und spontanes Arbeiten erlaubt. Ähnliche Möglichkeiten bietet beispielsweise auch Podio an, eine Anwendung, die die getLaunched-Redaktion vor einer Weile ebenfalls in der Praxis getestet hat.

 

Nach der Anmeldung bei Trello erhält jeder Nutzer eine Mail, in der zu einem „Getting Started Guide“ eingeladen wird. Unser Praxistest hat gezeigt, dass es nicht zwingend notwendig ist, diese Starter-Tour mitzumachen. Die Oberfläche von Trello ist wirklich übersichtlich. In Kombination mit einer intuitiven Bedienung ist es ein Leichtes, das Tool direkt zu nutzen.

 

Bevor es in die Praxis geht, lohnt es sich allerdings, erst einmal sein eigenes Profil ein bisschen zu befüllen. Hier werden Standard-Angaben wie Name, Biografie und der Benutzername (der immer wieder geändert werden kann) abgefragt. Außerdem bieten die Einstellungen die Möglichkeit, einen Avatar (also ein Profilbild) einzufügen. Dieses ist besonders dann sinnvoll, wenn man Trello zur Koordinierung großer Projekte verwendet und auch mit anderen Nutzern agiert. Wenn Sie die Anwendung hingegen nur für sich nutzen wollen, ist der Avatar kein Muss – schließlich wissen Sie selbst ja genau, wie Sie aussehen.

 

Info: Wenn kein Avatar hochgeladen wurde, erscheinen anstelle des Bildes Ihre Initialen. Somit unterscheiden Sie sich automatisch von anderen Nutzern.

 

Boards, Listen und Karten

 

Nun kann es endlich losgehen. Die Web-Software Trello verfolgt ein einfaches Prinzip: Zur Organisation und Koordinierung verschiedener Projekte werden unterschiedliche Boards angelegt.

 

Um ein neues Projekt-Board anzulegen, müssen Sie folgende Schritte beachten:

  • Klicken Sie oben links auf „Boards“
  • Wählen Sie die Option „Neues Board erstellen…“
  • Geben Sie dem Board einen Namen
  • Erstellen Sie unter Umständen ein Team, das das Board gemeinsam nutzt
  • Klicken Sie hierzu auf „Team erstellen“
  • Fügen Sie Teammitglieder hinzu, indem Sie entweder auswählen (wenn Trello bereits genutzt wird) oder indem Sie den Einladungs-Link per Email verschicken
  • Wenn kein Team hinzugefügt wird, erhält das Board den Status „privat“ und kann nur von Ihnen genutzt werden

 

Wenn Sie nun ein Board angelegt haben, geht es weiter mit der Organisation. Als Nutzer von Trello haben Sie jetzt die Möglichkeit, verschiedene Listen für Ihr Projekt anzulegen. Wie viele das sind und wie sie heißen sollen, ist Ihnen überlassen. Liste können beliebig hinzugefügt, gelöscht und verschoben werden. Somit können Sie Ihr Projekt immer wieder neu ordnen und an eventuelle Veränderungen anpassen.

 

Der nächste Schritt sieht vor, die erstellen Listen mit unterschiedlichen Karten zu versehen. Karten können als nochmalige Unterteilung verstanden werden und sind gleichzeitig die kleinste Einheit, die es auf Trello gibt. Wie die Listen können auch Karten beliebig oft hinzugefügt, gelöscht oder verschoben werden. Außerdem ist es möglich, einzelne Karten anderen Listen oder Boards zuzuordnen oder zu kopieren.

 

Ein Klick auf eine beliebige Karte eröffnet darüber hinaus weitere Optionen, die Trello erst richtig interessant werden lassen. Wenn Sie eine Karte aufgerufen haben, können Sie beispielsweise bestimmte Mitglieder vom Team auswählen, die sich besonders intensiv mit dem entsprechenden Thema befassen sollen. Diese erhalten dann eine Benachrichtigung, wenn eine Änderung innerhalb der Karte vorgenommen wurde. Generell können Karten jedoch von allen Projekt-Mitgliedern eingesehen und bearbeitet werden.

 

Hierfür gibt es viele verschiedene Möglichkeiten. So kann jede Karte zum Beispiel durch folgende Elemente ergänzt werden:

Trello-Karten bieten viele Möglichkeiten der Bearbeitung
Screenshot von www.trello.com

 

 

 

  • Kommentare
  • Labels (eine spezielle Farbe, die dem Bereich zugeteilt wird)
  • Checklisten
  • Fristen
  • Anhänge

 

 

 

 

 

Werden diese Elemente intensiv genutzt, so entwickelt sich jede Karte schnell zu einem Mikrokosmos, der zum Erfolg eines Projektes beiträgt. In unserem Praxistest konnten vor allem die Fristen-Funktion und die Checkliste überzeugen. Beide Möglichkeiten steigern die Produktivität enorm und helfen dabei, das Ziel nie aus den Augen zu verlieren.

 

Die Checkliste von Trello ermöglicht ein noch effektiveres Arbeiten
Screenshot von www.trello.com

 

Die Struktur von Trello im Überblick

 

Das folgende Schema hilft Ihnen dabei, das Prinzip von Trello zu verinnerlichen.

 

Board XYZ

Liste #1

Liste #2

Liste #3

Karte #1.1

Karte #1.2

Karte #2.1

Karte #2.2

Karte #3.1

Karte #3.2

Karte #1.3

Karte #1.4

Karte #2.3

Karte #2.4

Karte #3.3

Karte #3.4

 

Weitere Funktionen von Trello

 

Als wenn all die bereits genannten Funktionen und Möglichkeiten noch nicht genug wären, kann Trello noch mehr Features und Extras aufweisen, die das Planen und Organisieren von Projekten fast schon zu einem Kinderspiel werden lassen.

 

  • Abstimmen: Mit dieser Funktion können verschiedene Mitglieder über bestimmte Themen und Entscheidungen abstimmen.
  • Kalender: Der Kalender zeigt an, wann welche Aufgabe erledigt werden muss
  • Kartenfälligkeit: Wenn eine Karte lange Zeit inaktiv war, dann „altert“ sie. Nutzer werden dadurch darauf aufmerksam und schenken ihr wieder mehr Beachtung.
  • Sticker: Jede Karte kann mit verschiedenen Stickern (beispielsweise Smileys, Daumen hoch und runter) versehen werden.
  • Karten filtern: Je mehr Karten, desto undurchschaubarer kann ein Trello-Board werden. Der Filter hilft dabei, die gewünschte Karte zu finden.
  • Boards schließen: Wenn ein Projekt abgeschlossen wurde, kann das entsprechende Board geschlossen werden. Das bedeutet aber keinesfalls, dass es gelöscht wurde. Bei Bedarf können Sie es immer wieder aufrufen.
  • Drucken: Einzelne Karten können mit wenigen Mausklicks gedruckt werden – beispielsweise wenn Sie Ihre Fortschritte in einer großen Teamsitzung präsentieren wollen.

 

Trello Gold – Die Premium-Variante

 

Darf es noch ein bisschen mehr sein? Dann sollten Sie die Premium-Variante von Trello bestellen, um Trello-Gold zu erhalten. Mit dieser „Währung“ können Sie dann Zusatz-Funktionen freischalten, die laut Trello für noch mehr Spaß sorgen. Zu den zusätzlichen Trello-Gold-Features gehören:

 

  • Das Verschicken von extrem großen Anhängen
  • Individuelle Anpassung der Boards
  • Speicherung von Suchanfragen

 

Tipp: Wer neue Mitglieder für Trello anwirbt, erhält kostenloses Trello-Gold. Ein neuer Nutzer macht umgerechnet einen Monat Premium-Mitgliedschaft. Wie genau Sie neue Trello-Mitglieder werben können, können Sie hier nachlesen.

 

Fazit: Übersichtlich und dennoch vielseitig

 

Trello ist ein erstaunliches Tool, das Organisations-Herzen höher schlagen lässt. Trotz der extrem übersichtlichen Oberfläche überrascht die kostenfreie Software durch eine enorme Vielseitigkeit. Die vielen verschiedenen Möglichkeiten, Features und Extras sorgen dafür, dass es richtig Spaß macht, sich in ein neues Projekt zu stürzen – und zwar ganz gleich, ob man allein ist oder in einem Team arbeitet.

 

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